みんな、タスク管理どうしてる？ 読者座談会で聞いてみた

私は、まずTodo管理を3段階に分けています。「年間」「4半期」「週次」です。年間スケジュールと4半期ごとのプロジェクト管理は、オンラインホワイトボード「Miro（ミロ）」というツールを使っています。そのデータを「Notion（ノーション）」と連携して、「週次」→「日別」で管理しています。

年間スケジュールは、年初めに資金調達や新プロダクト発表、プロダクトのアップデートなどの大きめなニュースをプロットしてチームメンバーで合意形成をしていきます。

色や縦軸の長さにも意味があって、色はカテゴリで分かれています。会社全体なのか、チームなのか、マーケティングなのか…みたいなイメージです。縦軸の長さにも意味があって、インパクトの大きさを表しています。年間のおおざっぱな見取り図を下図のように作成します。これらは、Miroを使って、年初に会社全体で作成します。

次に、4半期プロジェクトですが、一人あたり10本くらいのプロジェクトを持ちます。プロジェクトごとのタスクを分解して、4半期ごとに振り分けしていきます。粒ひとつ一つが、タスクになっていて、それが週次や日々のタスクに落ちていきます。

会社でカスタマイズしています。

週次と日次のタスクはNotionを使って管理をしていきます。4半期の初めに、必要なタスクをNotionのDBに入れると、週次、日次のタスクが自動的に反映される仕組みになっています。タスクの進捗状況のステータスと見積もり時間（トマトで表示）をタスク管理では表示しています。

“ポモドーロテクニック”を取り入れて業務をしています。ポモドーロテクニックとは、25分タスクに集中し、5分でタスクの振り返りを行います。この30分を1セットとして、最大4セットまで繰り返した後、20～30分の休憩を入れるというものです。

このテクニックを使っているので、トマト1個に付き、30分かかる想定、トマトが3個あれば1.5時間という計算です。タスクに対する見立てをたてて、実際どうだったのかをNotionで記録して日々振り返りをしています。タスク時間の計測は「Toggle Track（トグルトラック）」というツールを使って行っていて、データで見積もり時間とかかった時間をグラフで可視化を自動でしてくれます。

リンゴさんのように、細かく分類はしていませんが……社内のコミュニケーションツールでChatworkを使っているので、そこで全員のタスク管理をしています。マイチャットには、自分だけのタスクを日付ごと、〆切ごとに記載して管理しています。

私もパセリさん同様、Chatworkでタスク管理もしますが、メインで使っているのはGoogleカレンダーです。GoogleカレンダーのTodo管理ではなく、カレンダーに直接やるべきタスクをガンガン入れていくカタチです。

タスクが書かれている色にもルールがあります。広告運用をしているので、たとえば入稿作業は紫、MTGは青、〆切間近なモノは赤とか。プライベートな予定も色で分けて管理しています。カレンダーの時間がタスクに対する想定作業時間で、過去の自分の作業時間をベースにして、時間を決めています。

タスクの入れ替えがドラック＆ドロップで簡単にできるので、できなかったタスクを翌日に回したり、明日のタスクを今日処理したりみたいなことも簡単です。

ただ、めちゃくちゃ忙しいときは、カレンダーに入れる余裕すらないので、まっさらになります…（笑）。でも、「まっさらな状態＝タスクがパンパンな状態」で、この状態だとミスが増えるので、今はキャパオーバーにならないように仕事量を調整しています。

オレンジさんと同じく、Googleカレンダーでタスク管理をしています。いろんな企業の案件をやっているので、企業ごとに色分けをしてカレンダー上でタスク管理をしています。

弊社もChatworkを導入しているので、それでタスク管理をしている人もいます。グループで広告案件を進めていくような場合は、「Trello（トレロ）」というWBSツールを使って案件管理をしています。

私は、個人で進める案件が多いので、Chatworkで管理することもありますが、デスクトップ上に付箋機能を貼り付けて、一日にやるタスクを記載して、それを見ながら仕事を進めていっています。スゴイ原始的ですが、便利です。

ちなみに……編集部では、どんなふうにタスク管理をしているんですか？

勝手なイメージで、編集部の方って個人で仕事を抱えているのかな…と思っていたので、チームでタスクを共有していていいですね。