必要性の高まるWebサイトのRFP 【RFPサンプル配布中！】

Webサイトの構築やシステム開発を外部の業者に依頼した際に、“要件を満たさない企画書がでてきてしまった”、“見積りに必要な項目が含まれていなかった”、“プロジェクトが進むにつれて追加の見積りや、スケジュールの遅延が度々発生してしまった”等のご経験はないでしょうか。Web制作の現場ではこのようなことが発生しており、この問題を改善したいというニーズも高まっているように感じます。

こういった問題を解決し、プロジェクトを成功させるためのひとつの手段として、大規模なシステム開発においては以前より「RFP」が作成され利用されていましたが、最近ではWebサイトの構築においてもプロジェクトを円滑に進め、成功させるために「RFP」の利用が進んでいます。そしてさらに、この「RFP」の精度を高めるために「RFP」の作成から外部へ委託するケースも増えてきているようです。

本コラムでは、この「RFP」に関する概要と、RFPの失敗例、RFP作成を依頼するメリットをお伝えします。

RFPとは？

企業がWebサイトの構築やシステム開発などを発注する際に、発注先となる制作会社に渡す要件などを取りまとめた仕様書のことを指します。日本語では、「提案依頼書」や「見積依頼書」などと呼ばれることがあります。

この「RFP」を受け取った制作会社は、RFPに基づいて企画を立て、提案書や見積り等を作成します。そして発注側の企業はその提出物を評価して、発注先の選定を行います。

RFPには決まった書式はありませんが、Webサイトや開発するシステムの「目的」、「必要機能」、「予算」、「納期」、「契約条件」など具体的な要求を盛り込む必要があります。また、コンペの場合「提出費用」や「選定費用」を盛り込む場合もあります。 

このように、要件をまとめて明記することで、社内や制作会社と“共通認識”を持つことができるというのがRFPの最大のメリットになります。

RFPの作成自体を依頼する

前述のとおり、RFPは発注先が制作会社、ベンダーなどに具体的に何をしてもらいたいかの提案要求をまとめた依頼書になり、プロジェクトを成功させる上で非常に重要になります。

しかし、RFPの作成においても専門用語や専門知識が必要になり、精度の高いものが作れないケースがあります。Webサイト構築に関するRFP作成についても、発注する側の企業内で作成するケースがほとんどでしたが、RFPの制作自体を外部へ依頼するケースが増えているようです。その背景としては昨今、Webサイトの役割が増え、関連する部門や人が多くなり、意見や希望の吸い上げが難しくなったことや、対応する端末もPCから携帯電話、スマートフォン、スマートタブレットなどと増えたことで要件も複雑化し、専門知識の必要性も以前より高まったことなどがあげられます。

社内でRFPを作成する場合はRFPに記載する項目から検討し、Webサイトやシステムに関連する様々な部門や担当者などから意見の収集や目的のすり合わせなどを行う必要がありますが、外部に委託する場合、もちろん業者によってサービスの内容は変わりますが、基本的に項目の設計や社内のヒアリングなども含めて対応を依頼できるため、担当者の手間が大幅に削減されるのと、専門家が対応するため精度の高いRFPが作成可能になります。

RFPの失敗例と、RFP作成を依頼するメリット

次に、RPFを自社で作成した際の失敗例とRFPの作成を外部へ依頼するメリットを紹介します。

【失敗例①】

制作会社から提出された提案書や見積りが要件を満たしていない

• 原因

  要件の取りまとめがうまくいかず、ベンダーにもうまく伝わらない。そのためベンダーからは要件を満たすことのできない提案が上がってきてしまった。

• RFP作成を依頼するメリット

  経験豊富なスタッフによる十分なヒアリングから作成したRFPによって、ベンダーへの正確な情報提示を実現し、ベンダーの提案内容の品質向上することから、要件を満たす提案・見積を得やすくなります。

【失敗例②】

提案を依頼した複数の制作会社からの提出物がバラバラで比較しにくい

• 原因

  提出物に関する指示がうまく行えなかったため、各社がそれぞれに検討して資料を提出してきてしまった。デザインを提出してきた企業や提出しない企業、見積りに含まれる項目、含まれない項目など様々となってしまった。

• RFP作成を依頼するメリット

  共通認識を持ちやすいRFPを作成することによって、比較しやすい提案を受けることが可能になります。ベンダーの選定基準（評価項目・評価基準）も明確にすることにより、最適なベンダーを選定しやすくなります。

【失敗例③】

プロジェクト開始後に追加金額やスケジュールの遅延が度々発生する

• 原因

  詳しい知識がなく、ベンダーの作業範囲や内容を明確にすることができなかったため、プロジェクトが進むにつれ要件が増えてしまった。

• RFP作成を依頼するメリット

  Webサイト、システムの要件、ベンダーの作業範囲やスケジュールが明確になるので、制作工程に入ってからのコスト増や納期遅延のリスクを低減することが可能になります。

このように、RFPはプロジェクトの成功、失敗に大きな影響を及ぼします。

担当者の手間も減り、プロジェクトが円滑に進みやすくなるRFPを作成するために、今後のWebサイト構築、システム開発においてはRFPの作成から依頼することを検討されてみてはいかがでしょうか。

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