Web担当者が日々の仕事をミスなく進める超便利タスク＆コミュニケーション管理ツール11選

企業内Webディレクターの役割も担うWeb担当者。「タスク管理やメールのやり取りにとられる時間を短縮したい」というあなたに、株式会社ロフトワークのベテランWebディレクターが11種のタスク管理・コミュニケーション管理ツールを紹介します。仕事をミスなく進めて時間を有効活用したいという人はぜひ参考にしてもらいたい。

ロフトワークは、社内にデザイナーなどの制作部隊は抱えず、パートナーやクライアントとのプロジェクト進行管理を日々行っている、ディレクションやプロジェクトマネジメントの集団です。

そんなロフトワークでは、プロジェクトのコミュニケーションやタスク管理をスムーズに進めるために日頃から、さまざまなツールを積極的に活用しています。ロフトワークのディレクターが日常的に使用しているツールは2桁を軽く超えます。

今回は日々の激務に追われプロジェクトの管理に悩むWeb担当者やWebディレクターのために、プロジェクトをスムーズに進めるおススメツールを紹介します。

タスク管理編
タスクの所要時間を決めて、効率よく仕事を進める

タスクが溢れて決壊しそう！メールが多すぎてもう、わけがわからない……

まずはその日やることの優先順位付けと、ペースコントロールをしましょう！

HiTask（ハイタスク）　★★★
スタンダードなToDoリストかつグループ共有も可能
https://secure.hitask.com/

タスクの優先順位付けと所要時間の見込みを間違えると、非効率な時間が増えたり予想以上の時間がかかってしまったり、どんどんタスクが溢れていきます。そこでお勧めしたいツールがHiTask。

11時からのタスクがまだ完了できていない！

後で紹介するRemember the milkやWunderlistなどのシンプル系タスク管理ツールとの違いは、登録したタスクを1日のタイムライン上に配置できることです。そして配置したタスクに必要な時間もドラッグ＆ドロップで簡単に設定できます。

1日のタイムライン上にタスクを配置していくと、タスクの前後関係と所要時間の目安が一目でわかるようになります。また完了したタスク、完了していないタスクも、すぐに把握できるので、一日の予定の中で自分がどんなペースで進んでいるのか一目瞭然です。

朝出社したらまず、HiTaskでその日のタスク計画を立て、タスクを登録していきます。カレンダーに初めから登録されている会議の予定などを確認し、それらをHiTaskへ登録して、その隙間を縫う様に自分のタスクを登録していくと良いでしょう。

あとは登録したとおりに仕事を進めていくだけです。

翌日へタスクを繰り越すとこのような歯抜け状態に。これが一日のタスク管理の成績表です。

登録したとおりにタスクを進めることができずその結果、業務時間を大幅に超えてしまう場合は、優先度の低いタスクを翌日に繰り越す、もしくは人に依頼できるタスクをお願いするなどの対処がスムーズに行えます。1日の始めにタスクの登録と調整をしておくことで、手が回り切らずに遅れる、土壇場で人にお願いして嫌な顔をされる……などのシチュエーションを回避できます。

もし急な用事や1つのタスクに予想以上の時間を取られてしまっても焦らずに、残りのタスクの時間配分を調整しペースを維持しましょう。これを続けることによって、仕事の優先順位付けの最適化と所要時間見込みを予想するスキルアップにもつながるのです。

HiTaskを使って登録したタスクを1つずつ潰していくことに楽しさを感じ、予定通り一日が終わったことに快感を覚えるようになれば、もうあなたは立派なタスク管理主義者です。

Wunderlist（ワンダーリスト）　★★☆
究極にシンプルなタスク管理ツール
https://www.wunderlist.com/en/

究極にシンプルなタスク管理ツールです。デスクトップでのインターフェースとアプリでのインターフェースの差が少なく、外出先からも使いやすいです。僕もときどきこちらへ浮気します。

Remember the milk（リメンバーザミルク）　★★☆
老舗タスク管理ツール
http://www.rememberthemilk.com/

タスク管理ツールの老舗といえる、シンプル系タスク管理ツール。このRemember the milkは進化を続け今ではEvernote（エバーノート）やSiri（シリ）とも連携できるそうです。老舗なのでTips記事など多数あることも魅力。

Asana（アーサナ）　★★☆
エレガントなタスク管理ツール
https://asana.com/

タスク管理ツールのRemember the milkと、プロジェクト管理ツールのBasecamp（後述）のいいとこ取りをしたような機能に、洗練されたデザインとUI（ユーザーインターフェース）。タスクごとの「コメント」で会話が可能なのでコミュニケーションを重視したい場合におススメです。

Google To Do リスト（グーグルトゥドゥリスト）★★☆
Gmailユーザーならオススメ

Gmailをメインで使っている人にはおススメです。Googleメール画面の右下に常にTO DO が常に表示されているのでタスク漏れはありませんが、タスク管理ツールとしては最低限でシンプルなものです。

Google Calendar（グーグルカレンダー）　★☆☆
定番中の定番
https://www.google.com/calendar/render?hl=ja

定番中の定番のGoogle Calendarですが、タスク管理目的には不向き。HiTaskと同じく一日のタイムライン上にタスクを配置できますが、完了したタスクと完了していないタスクの判別ができないため、タスク管理初心者にはあまりお勧めしません。タスクの処理漏れが起きがちです。

コミュニケーション管理編
コミュニケーションツールを使ってプロジェクトメンバーで共有する

最近メールが多すぎて、大事なメールを見落としがちなんです……

コミュニケーションツールを使って一覧性を高めてみよう！

複数のプロジェクトを同時進行している場合や、ステークホルダーが多岐にわたる場合、メールが錯綜し対応漏れやメールの見落としが増えていませんか？

そんなプロジェクト管理には、コミュニケーションツールを利用して一覧性を高めことが有効です。基本的にはプロジェクトメンバー全員がそのコミュニケーションツールにサインインする必要があります。

Backlog（バックログ）　★★★
国産プロジェクト管理ツールの定番
http://www.backlog.jp/

社内外にメンバーが複数いて、さらにメンバーの専門領域が大きく異なる場合におススメしたいのがBacklogを使ったコミュニケーションです。

日本語インターフェースなので画面がシンプルで使いやすいです。また、ファイルのバーション管理システムのSubversion（サブバージョン）やGit（ギット）も利用可能なので開発系プロジェクトにもおススメ。

Backlogは「課題ごと」にスレッドを作り、その中でコミュニケーションをとれます。またスレッドは「処理中」「処理済み」「完了」などの状態を設定できるため、各課題の状況を一目で把握できます。

課題の検索を使用すれば、完了していない課題だけを抽出できます。

また各課題には「担当者」の設定も可能です。コミュニケーションの中で、次に回答すべき担当者は常に入れ替わっていきますが、メールを使用していると、その都度過去のメールを遡って、次の回答者は誰かを探す必要があります。

Backlogを使用すると、返信をするときに次の回答者を指名できるため、次の回答者を探す手間を大幅に削減できます。

コメントを登録する際に次の担当者を指名するのを忘れずに。

Backlogを使用するもう1つのメリット

Web担当者、Web責任者、企業の各製品担当者、ディレクター、デザイナー、コーダー、CMS開発者など複数の制作メンバーが関わるプロジェクトの場合、Backlog上でオープンにやり取りをすることで、連絡仲介者の不在による遅延を回避できます。

たとえば、Web担当者であれば、Web担当者からWeb責任者、または制作担当者への連絡や相談が必要になります。また、CMS開発者であれば、開発者からコーダーへの相談、コーダーからデザイナーへの連絡などが必要になった場合も、Backlog上でオープンにやり取りすることで、伝言ゲームによる意思疎通のズレが起きにくくなります。

Backlog上で行ったやり取りは、すべてログが残るため問題が発生したとき、経緯掘り起こしがスムーズにできます。また、スケジュール管理ツールとしても使えます。

スケジュール管理ツールとしても使える。

Basecamp（ベースキャンプ）　★★★
プロジェクト管理ツールの定番
http://basecamp.com/

プロジェクト管理ツールの定番、Basecampはディスカッションベースで管理します。Backlogよりも、会話のやり取りに重点をおいたツールです。そのためクライアント案件だけでなく、社内プロジェクトやイベント企画など小規模なプロジェクトにもおススメです。

Backlogが「課題」単位で管理をしているのに対して、Basecampは「ディスカッション」単位で管理します。Basecampではディスカッションごとにメッセージの配信相手を選択可能なので、ディスカッション単位で伝える相手を絞りながらコミュニケーションしたい場合に有効です。

もちろんBasecampでも課題の管理が可能です。Basecampではディスカッション管理の他に、ToDoリストを作成する機能があります。ディスカッションの中で発生した課題を、ToDoリストへ登録できるので、タスク管理としても利用できます。

ファイルの一元管理もできる

コミュニケーションツールを使用するメリットのひとつとして、ファイルの一元管理ができることが挙げられます。

メールのみのコミュニケーションの場合、過去のメールから添付ファイルを遡って探すことが非常に猥雑になりがちです。さらにファイルが最新版に変更になった場合、その都度ファイルを添付して他のメンバーへ送ることも面倒です。Backlog、Basecampともに、ツールの中で添付したファイルを一元管理できるので、関係者はいつでも必要な最新ファイルを手に入れることができます。

Smartsheet（スマートシート）　★★★
WBSなどのスケジュール管理に特化
http://www.smartsheet.com/

プロジェクトの最新スケジュールをメンバー間で常に共有したい場合は、Smartsheetの利用がおススメです。オンラインツールのためメンバーは、いつでもどんな端末でもスケジュールを確認できます。

エクセルのようなローカルソフトウェアと違い、最新ファイルの取り違いやデグレード（降下・悪化）が発生するリスクを回避できます。また、Googleの各サービスとも連携します。

ChatWork（チャットワーク）　★★☆
タスク管理も可能なシンプルなチャットツール
https://www.chatwork.com/

チャットによるコミュニケーションを主軸にしたコミュニケーション管理ツール。チャットの中で発言したことを、そのままToDoとして登録できます。小規模なプロジェクトやスピーディなやり取りが必要な場合におススメです。

Redmine（レッドマイン） ★★☆
オープンソースで使える高機能なプロジェクト管理ツール
http://redmine.jp/

チケット単位（チケットとは、Redmine上でタスクを管理するのに使われるもの）でタスクを管理するオープンソースのプロジェクト管理ツールです。案件の担当者が明確になり、チケットの一覧で「誰が」「何を」行っているのか確認できます。オープンソースで無料なのが魅力的です。