失敗しないためのCMS導入事例

導入期間は学外3か月、学内3か月旧コンテンツの移行はPNSに依頼

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導入期間は学外3か月、学内3か月
旧コンテンツの移行はPNSに依頼

東京工科大学のウェブサイトには、大きく分けて学内向け、学外向けの2つのコンテンツがある。さらに学内では学生向けと教職員向けのコンテンツがあり、それぞれ目的が違い、機能も違う。

これまでずっとサイト全体の決め事がなかったため、それぞれの学部でデザインがバラバラになっていたり、一部だけ凝った作りがあったりなどで、統一感が損なわれていた。CMSを導入するのを機に、デザインを統一し、また、コンテンツの見直しもすることにした。

「CMSで一元管理することが決まってから、各学部のウェブ担当者からの意見をまとめて反映させていきました。まとめるには説得なども必要でしたが、委員会が中心になってうまく調整していけたと思います」

旧コンテンツの移行はPNSに依頼し、まずは学外コンテンツのほうを優先させ、学外のリニューアルと移行がすべて終わってから学内コンテンツに手をつけていった。作業期間は、学外向けサイトで3か月、学内向けサイトで3か月。プロジェクト人数は大学側から3名。PNSからの応援も合わせると10名ほどで作業を進めていった。

リニューアルしたデザインを元にしてテンプレートを作り、着々とコンテンツ移行を進めていきながら、その一方で各学部のウェブ担当者を集めてのトレーニングも行った。

「学外の導入時には本学施設の計算機実習室を利用して3回に渡って開催しました。最初のトレーニングでは約60人が集まりました。PNSではユーザー専用サイトでマニュアルを公開しているので、そちらで確認することも可能でした。工科系大学ということもあり、基本的なスキルはありますから、トレーニングは問題なく進めることができました」

コンテンツを整理して複雑に乱立する階層もすっきり

しかし、導入後の反応は、必ずしも良いものばかりではなかった。現状でも更新できる体制は整っていて、なぜ新しいことを学ばなければいけないのだという意見も発生したのだ。HTMLがわかればだれでも書けていたものが、CMSという新しいワークフローができたことで、これまで難なく更新してきた人が新しいシステムに慣れるのには大変だった。

「中には反発する意見もありました。しかし、これまで更新のできなかった人が簡単に行えるようになったというメリットは大きかったです。もともとスキルを持っていた人には面倒かもしれませんが、足並みをそろえるということでは成功していると思います。

管理者数については、ログインするユーザー数が決まっているので、全員に発行というのは残念ながら無理でした。それでも以前に比べたら格段に更新情報が増え、スピードがアップしています」

CMS導入前は、コンテンツがどこにあるのかを担当者しか把握できない状況だった。複数のサーバーを利用しており、階層もずいぶん乱立して、更新する側は非常にわかりにくいものになっていた。

「外から見ると1つに見えますが、実際には、コンテンツは複数のサーバーに分散しており各サーバーをマウントしている状態だったので、担当者本人以外は何がどこにあるのかまったく判断できない状態になっていました。問題が発生したときに担当者が休んでいたら、該当ファイルを探すだけでもどのサーバーのどこにあるのかを調べて半日かかるということもありました。それがCMS導入によって、管理画面上から見える階層が外と同じ階層になり、DBPSを扱える人ならだれでも探すことが可能になりました」

バラバラだったサーバーも1つになり、編集作業もかなり楽になった。また、公開期間やページタイトル、所有者ユーザーで管理コンテンツを検索する機能があるので、問い合わせに対して、担当者以外の人でも簡単にページを見つけることが可能。この機能はネットワークセンターで役立っているという。

導入当初の問題点としては、承認機能を使っていない部署からは、承認作業のシステムが面倒だという指摘を受けたこと。DBPSの承認はマネージャーが必ず承認ボタン押さなければ更新できない仕組みだった。つまり、承認を必要としない場合は、自分で承認ボタンを押さなければならなかったのだ。

「この不便さをPNSに報告したところ、同じような意見があったのでしょう。次のバージョンアップで承認機能の解除機能が追加され、ゼロ段階承認が可能になって解決することができました。できない人に便利なことも、できる人にとっては制約が課せられてしまうことになります。どちらにとっても使いやすいようにしていくという点では、まだ細かいところで課題が残っています」

ワークフローの確立と標準化はCMS導入の大きな効果（クリックで画像を拡大）

開発マニュアルの公開により独自でのサイト作成も可能に

導入時のテンプレート数は、およそ30ほどだったが、PNSからもらった開発マニュアルを参考にしながら、別業者を使って違うサイトを作ったり、学内でスキルの高い人達が新しくテンプレートを作ったりして、現在ではかなり増加しているという。

「実は、別会社に依頼して、PNSの開発マニュアルを元に片柳研究所の新しいサイトもCMS化したんです。やはりデザインが優れている会社や最新の技術を持っている会社に依頼をしていくことになります。PNSでは、そのように外部への発注も支援してくれています。マニュアルがあるので、開発しやすいのもDBPSを選んだメリットといえるでしょう。大学内部でもウェブに詳しい人は独自でサイトを増やしていますよ」

今後も先端技術を取り入れて新しいものにチャレンジ

CMSを導入するタイミングでリニューアルをしたことは、コンテンツの見直しとデザインの統一をする良い機会となった。リニューアル後は、学生からもお知らせの更新がすごく良くなったと評判が上がっている。バージョンアップ時には、導入当初にはなかったRSS機能をオプションで追加した。

「RSSは必要な要素の1つなので追加購入は必須でした。これまで新聞や受験雑誌がメインだった学生募集ですが、今ではウェブサイトが募集ツールとして欠かせないものになっています。

東京工科大学は、ウェブの流れの先端にいて、常に最新のものに目を向けていくことの重要性を感じています。新しいことにチャレンジし、先端技術を取り入れるのは本学の目標ですから」

東京工科大学は、今後、Web 2.0も視野に入れ、新たなウェブサイトの展開を取り入れていく予定だ。その第一歩としてCMSの導入は、ウェブ環境の改善に大きく役立ったようだ。

解決したかった問題点

更新頻度を多くしたい
デザインの統一を図りたい
スキルに関係なくだれでも更新できるようにしたい
複数のサーバーが乱立してしまった状態をわかりやすく整理したい

利用CMS情報

ウェブサイト管理専用に国内自社開発されたCMS。企業・自治体・学校の各ジャンルで、すでに多数の導入実績があり、各ユーザーの意見をフィードバックさせながら常に進化し続けている。製品の特徴として、更新担当者にとってわかりやすい管理画面を有しており、テンプレートを使うことでサイトのクオリティを保ったまま簡単に更新作業を行うことができる点や、テンプレートの作りやすさなどが挙げられる。またサイト全体をCMSで管理することにより、ページをただ簡単に作れるだけでなく、ナビゲーションリンクや各ページ間の相互リンクがページの更新に合わせて自動生成・削除されるため、ページ閲覧者にとって見やすく・わかりやすいウェブサイトを簡単に管理できる。これによりJIS X8341-3対応への貢献も大きく果たしている。

製品名	DBPS
提供事業者	パナソニックネットワークサービシズ株式会社
URL	http://dbps.pdn.co.jp/
提供形態	インストール型
出力形態	静的HTML出力
対応OS	Windows／Linux
特　徴	国内で自社開発されたウェブサイト管理ツール。